Uma das principais reclamações do ser humano nos dias de hoje é sem dúvida alguma a falta de tempo para fazer tudo o que gostaria. Muitas pessoas têm a nítida sensação de que a vida está passando rápido demais e que perdem, ao deixarem de fazer coisas realmente importantes na vida por falta de tempo.

Administrar o tempo é uma necessidade básica, que deveria vir como matéria na pré-escola, para que criasse bons hábitos de produtividade logo na infância. A reflexão sobre os fundamentos da existência humana pode levar a ter mais tempo e, a decidir ter ou não mais vida, mais equilíbrio, mais foco e mais atividades importantes.

Aprender a administrar o tempo é uma das ações mais importantes que qualquer pessoa pode fazer para melhorar suas chances de sucesso nos negócios e na vida.

Três pontos importantes podem ser citados quando o assunto é tempo: o tempo é vida; tempo é dinheiro;  tempo é produtividade.

Quando se fala do tempo relacionado à vida, conclui-se que ele é o recurso fundamental, a matéria prima básica para a produtividade. Quando o tempo acaba, ele acaba mesmo, sem qualquer acréscimo, por isso mesmo, pode-se relacionar o tempo à vida, onde quem o administra bem, ganha mais vida com significado, ainda que, vivendo o mesmo tempo de uma pessoa que não se programa.

Prolongar o tempo não é possível, mas aumentar o senso de propósito com a vida sim, e isso está ao alcance de todos.

Não se pode perder o tempo, pois o tempo perdido não pode ser guardado para ser usado amanhã, por isso quem não administra o tempo joga sua vida fora porque o dia só pode ser vivido uma vez, quando termina ele não volta mais.

O tempo embora não renovável é bem distribuído para todos, cabe a cada um utilizar da sua capacidade mental, habilidade e inteligência para utilizá-lo da melhor maneira possível.

O dia tem 24 horas para todas as pessoas, quer seja o mais alto executivo de uma empresa ou uma pessoa desempregada.

Fica a pergunta: Porque, na mesma fração de tempo, algumas pessoas produzem tanto e outras não produzem nada? Por vezes são pessoas ocupadíssimas, no entanto, produzem muito pouco. A explicação está em saber o que fazer com o tempo.

Tempo também é dinheiro e, por conta disso, as pessoas são pagas para trabalhar em uma empresa, ou seja, existem pessoas que estão dispostas a pagar pelo tempo do outro, por isso quem administra o tempo não ganha apenas vida, pode transformar esse ganho de vida em ganho de dinheiro.

Para alcançar um determinado resultado ou produzir alguma coisa com determinado nível de qualidade precisa-se investir tempo, dinheiro, ou os dois juntos. Portanto, o tempo é o recurso mais escasso e o mais valioso que existe, por isso é necessário saber dar prioridade às ações e organizar a vida de tal maneira que se obtenha tempo para fazer as coisas que realmente são importantes.

Produtividade

A produtividade no uso do tempo está em conseguir produzir mais, melhor e com menor custo.

A importância da administração do tempo gasto na execução das tarefas executadas dentro das empresas torna-se cada vez mais imprescindível, constituindo-se num robusto fator de competitividade.

A Administração do Tempo começa com a identificação de como utilizamos o nosso tempo, o que não nos satisfaz e o que desejamos mudar.

Dentro da administração temos a gestão do tempo. O estudo desse tema pode começar por:

Planejamento – toda hora aplicada em planejamento eficiente poupa três ou quatro na execução e produz melhores resultados. Planejar o tempo significa saber o que se quer fazer e ordenar as ações para a realização da maior quantidade de atividades no menor prazo para se atingir seus objetivos.

Organização – a organização é outro fator facilitador na execução das tarefas: é aliada do tempo. A agenda e o ambiente em harmonia contribuem para ganhos de tempo.

Delegação – a atribuição de atividades para outras pessoas a fim de liberar o tempo para tarefas mais importantes e adequadas às características do cargo.

Concentração – tempo mínimo (anterior à ação) que se julgar necessário para conseguir progresso nas atividades a serem desenvolvidas.

Comunicação – a linguagem simples, concisa e sem ambiguidades assegura a compreensão e poupa o tempo com a eliminação de mal-entendidos, bem como o uso adequado do telefone e outras mídias contribuem para evitar deslocamentos e perdas desnecessárias.

Objetivos

Deve-se avaliar o desperdício das inúmeras decisões tomadas a cada dia, que teriam sido analisadas de forma melhor se os objetivos desejados fossem claros para o tomador de decisões. Os dirigentes das Organizações costumam esquecer que os objetivos permitem não somente guiar as ações, mas, também, estimulá-las.

Defina cada objetivo e meta de forma positiva. Dizer “Executar bem esta técnica” é melhor do que dizer “Não cometer este erro bobo”.  Seja preciso. Defina um objetivo preciso, pondo datas, tempos e montantes para que você possa medir os resultados.

Estabeleça prioridades. Quando se tem diversas metas, dê a cada uma a sua prioridade. Isso ajuda a focar no que interessa e assim não perder tempo com coisas sem importância. 

Escreva os objetivos. Isso concretiza as metas e dá mais força. Mantenha as metas do dia–a–dia pequenas e ao alcance do controle e medição rápida. É importante definir as prioridades e avaliar se está sendo usado corretamente o tempo destinado para persegui-la, pois é preciso ter clareza dos objetivos antes de começar a redistribuir as horas entre projetos profissionais e pessoais.

O que é prioridade?

A falta de consciência e hábito sobre a importância em estabelecer prioridades termina colocando os objetivos e prazos como medidas secundárias da prática administrativa.

A análise deste desperdiçador mostra que, embora o executivo brasileiro não tenha o hábito de estabelecer objetivos e de se preocupar muito com os prazos, o problema maior reside na grande dificuldade em fixar prioridades.

Há alguns fatores que influenciam nas definições das prioridades:

Prazo: a execução de tarefas e projetos em seu tempo previsto acrescenta crédito aos executores e garantem que o que será realizado posteriormente não sofrerá atraso por conta da primeira parte.

Resultados: devido aos imprevistos, que normalmente ocorrem, uma estratégia é dar prioridade àquelas atividades que trarão o maior resultado. Conforme a “Regra de Pareto”, 20% do que se faz traz 80% dos resultados, enquanto os outros 80% de atividades produzem 20% de resultados. Por isso a necessidade de se identificar os 20% melhores e delegar o restante.

Facilidade: é necessário identificar a facilidade, ou dificuldade, que determinada ação representa, para poder definir o quanto se deve priorizá-la. Assim, pode-se procurar realizar o que é mais rápido e fácil, para no final do dia ter realizado tudo o que foi planejado, sem perda de tempo precioso.

Saber dizer não

Tanto a concordância como a discordância com alguma ação a ser feita gera consequências. Ambas propiciam possibilidades de ganhar ou perder tempo. Levanta-se um dos grandes problemas que as pessoas percebem na administração do tempo, que é não saber a diferença entre urgência, importância e prioridade.

A urgência está ligada ao tempo, desde o início da tarefa, prazo de execução e finalização. O prazo gera a urgência.

Importância é o quanto aquela tarefa irá agregar para se atingir os objetivos profissionais ou pessoais, dependendo da tarefa.

A prioridade da tarefa surge a partir da combinação de seu grau de urgência e importância, sempre vinculada aos objetivos e indicadores.

DIZER NÃO ao que pode interromper e contrariar a lógica de execução baseada na observação de urgência, importância e prioridade. Sustentar a execução das atividades sem a interrupção desnecessária.

Os drenos de tempo também precisam estar ao alcance do controle do gestor, pois levam a perdas de preciosos minutos, que somados se transformam em horas e jornadas.

O tempo continua

O tempo investido na formulação de estratégias (o que fazer) é prioritário e aperfeiçoa o uso do tempo de operação (como fazer). A percepção disso qualifica o desempenho gerencial.

O futuro pretendido está diretamente relacionado ao presente, com a devida e equivalente distribuição das ações na planilha de tarefas semanais.

O valor do tempo de um dia, de uma semana, de um mês, de um ano, década ou mais, começa com a percepção da importância de cada fração, contada muitas vezes a partir dos minutos.

Nós somos o resultado daquilo que fazemos no uso do TEMPO.

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